brod logo transp

ОПШТИНА БРОД
Званична интернет страница
srijeda, 05 Juni 2019 09:16

ИЗВЈЕШТАЈ СА МЕНТОРСКОГ САСТАНКА У СКЛОПУ РЕЛОАД ПРОЈЕКТА

Izvještaj o održanom Prvom mentorskom sastanku u okviru javnog poziva za predaju projektnih prijedloga u sklopu projekta Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu (ReLOaD) u opštini Brod

U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata koji se organizuje u sklopu projekta „Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu“ (ReLOaD)[1]u saradnji sa Opštinom Brod, 28. maja 2019. godine u trajanju od 11.00 do 13.00 sati održan je prvi od četiri planirana mentorska sastanka za zainteresovane predstavnike organizacija civilnog društva (OCD).

Prvi termin mentorskog sastanka je najavljen u oglasu za javni poziv objavljenom u Glasu Srpske  kao i na zvaničnoj internet stranici Opštine Brod (https://opstina-brod.net/) te Razvojnog programa Ujedinjenih nacija (www.undp.org). Dodatno, kako bi se osiguralo da su OCD obaviještene o mentorskoj sesiji i Otvorenom danu, Opština Brod je uputila poziv za učešće na informativnom sastanku za OCD Otvorenom danu kao i mentorskom sastanaku koji je objavljen na službenoj internet stranici Opštine Brod.

Sastanku je, pored mentorice i predstavnice Opštine i UNDPa, prisustvovalo ukupno devet (sedam žena, dva muškarca) predstavnika OCD iz devet OCD. Na početku mentorskog sastanka učesnicima je pojašnjena uloga mentora, naglašavajući da je jedina uloga mentora da ukaže na greške, te ne učestvuje u rješavanju istih. Mentor/ica nema mandat da se direktno uključuje u izradu projektnog prijedloga, te u cilju osiguranja i primjene transparentnog pristupa realizacija mentorstva po principu „jedan na jedan“ nije dozvoljena, tačnije prisustvo mentora i jednog predstavnika/ce jedne OCD nije moguće. U toku trajanja javnog poziva, planirana su maksimalno četiri mentorska sastanka, a sve u zavisnosti od interesa predstavnika i predstavnica OCD.

Zbog činjenice da je mentorski sastanak organizovan odmah nakon informativnog sastanka Otvorenog dana, mentorica nije imala potrebu prezentovati osnovne elemente javnog poziva, već je fokus stavljen na prezentaciju iskustava iz prošlogodišnjeg javnog poziva te su prezentovane najčešće greške koje su bile vezane za eliminatorne kategorije iz evaluacione matrice: finansijske i operativne kapacitete te relevantnost projektne ideje. Mentorica je na početku svoje prezentacije naglasila važnost dosljedne pripreme dokumentacije (propisanih unificiranih formata)  za predaju projektnih prijedloga, te da je neophodno da osnovni dokumenti budu u međusobnoj korelaciji i logičkoj vezi (logička matrica-plan aktivnosti-budžet- i aplikaciona forma).  Istaknuto je da je neophodno koristiti iste termine/formulacije u svim dokumentima koji sačinjavaju kompletan prijedlog projekta i da je preporučeno koristiti što manje skraćenica u tekstu i učiniti prijedlog projekta čitkim, razumljivim  i lakim za čitati. Naglašeno je da razvijanje jedne projektne ideje treba raditi u timu te da treba započeti pripremu projektnih prijedloga i dokumentacije pravovremeno, kako bi u toku trajanja javnog poziva, učešćem na mentorskim sesijama mogli riješavati eventualne dileme.

U drugom dijelu mentorske sesije, nakon prezentacije, predstavnici i predstavnice OCD-ova su postavili par pitanja.

Prvo pitanje je bilo da li je potrebna dozvola nadležnog Ministarstva ukoliko sprovode neke od aktivnosti u školama. Odgovor je bio da je neophodna saglasnost nadležnog entitetskog Ministarstva ukoliko se aktivnosti sprovode tokom nastave, a ukoliko se sprovode van nastave onda je dovoljno odobrenje direktora škole.

Drugo pitanje se odnosilo na postojeće kapacitete organizacija i da li imaju dovoljno kapaciteta da implementiraju projekat te kako to mogu dokazati u prijedlogu projekta. Odgovor mentorice je bio da se OCD-ovima sa manjim operativnim i finansijskim kapacitetima savjetuje da nađu partnersku organizaciju koja ima više iskustva i/ili snažnije finansijske i operativne kapacitete ukoliko smatraju da im je potrebna podrška tokom implementacije, ali da je krajnja odluka na OCD koja treba sama da procijeni da li posjeduje dovoljno kapaciteta za predloženu projektnu intervenciju.

Treće pitanje se odnosilo na davanje povratne informacije OCD čiji projekti ne budu podržani a evaluirani su, da li će dobiti opisnu povratnu informaciju. Odgovor je da do sada, u prethodnim javnim pozivima to nije bila praksa, ali će za ovaj javni poziv OCD koje su aplicirale sa projektnim prijedlozima a njihovi projekti ne budu podržani, tj. ne dobiju dovoljan broj bodova da bi bili podržani, OCD dobiti detaljno obrazloženje zašto njihovi projekti nisu podržani kako bi ubuduće isti projekni prijedlog mogli unaprijediti.

Tokom mentorske sesije je takođe naglašeno koja projektna dokumentacija treba da se preda, u koliko primjeraka te šta od dokumentacije treba da bude ovjereno- samo kopija rješenja o registraciji treba da bude ovjerena, ostali dokumenti ne treba da budu ovjereni. Naglašeno je  da se šalju tri (3) primjerka osnovne dokumentacije (projektni prijedlog, budžet , plan aktivnosti i promocije te logički okvir), dok se dodatna dokumentacija može poslati u jednom primjerku.

Jedno od pitanja se odnosilo na izbor korisnika/ca projekta, da li mogu biti isti korisnici koji su bili u prethodnom projektu koji je implementiran, odgovor je da korisnici projekta moraju biti jasno definisani, te da izbor korisnika mora biti transparentan i da se u projektnom prijedlogu mora jasno objasniti  način izbora korisnika i animiranja ciljne grupe te da je izbor korisnika omogućio jednaku šansu za sve koji žele da učestvuju u projektu.

Zaključeno je da je prethodno održana PCM obuka bila korisna za sve koji su učestvovali na istoj i da je čitav ovaj proces objave javnog poziva i mehanizama podrške za OCD kao što su PCM obuka i mentorski sastanci prilika za predstavnike/ce OCD za dodatno učenje kako za pripremu projektnih prijedloga u sklopu ovog javnog poziva, tako i za veće projektne prijedloge za veće fondove. Takođe je naglašeno da bi predstavnici/e organizacija trebali započeti sa izradom projektnog prijedloga što prije, kako bi se za narednu mentorsku sesiju pripremila konkretna pitanja u skladu sa prezentovanom ulogom mentorice. Naglašeno je više puta da je neophodno pročitati Smjernice za aplikante, te važnost realne samo-procjene od strane same OCD u smislu vlastitih kapaciteta i referenci da administrativno i finansijski može upravljati predloženim projektom.

Naredne mentorske sesije planirane su 14. 21. i 27. juna 2019. godine.  Zainteresovani učesnici/e svoje prijave za mentorsku sesiju mogu dostaviti na e-adresu Opštine Brod: Ova adresa el. pošte je zaštićena od spambotova. Omogućite JavaScript da biste je vidjeli.

 

[1]Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu (ReLOaD) finansira Europska unija (EU), a provodi Razvojni program Ujedinjenih naroda (UNDP).